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Praxis-Handbuch Vorwort

Dezember 20, 2021

Im Frühjahr 2020 ging plötzlich alles ganz schnell. Corona und der Lockdown drängten die
Mitarbeitenden des Lageso ins Home-Office und plötzlich brauchte jeder Videokonferenzen. In der ersten schnellen Hilfe wurde Lageso-Meeting.de, das auf Jitsi basiert, auf einem sicheren Server installiert.
Einzelne Kommissionen testeten das System und meldeten ihre Empfehlungen für Verbesserungen an. Außerdem wurde der Quellcode so umprogrammiert, dass er autark läuft, da andere Videokonferenzsysteme wie Teams, Webex, GoToMeeting (um nur einige zu nennen)  die DSGVO nicht gewährleisten können.

Der Wunsch nach einer telefonischen Einwahl und  einfaches Teilen von Präsentationen und Bildschirmen konnte in Jitsi nicht umgesetzt werden. Ich habe mich weiter im Internet umgesehen und nach einer geeigneten Software gesucht.

An vielen Schulen und Universitäten und auch der VAK war dabei BigBlueButton die Software der Wahl und es
entstand quasi über Nacht der Umgang mit dieser -bis dahin recht unbekannten-Software.
Es folgten zahlreiche Quellcodestudien, um diesen zu verstehen und die Möglichkeit einer Autarkie und ein personalisiertes Erscheinungsbild herzustellen.

Die vorliegende Hilfe-Homepage konzentriert sich auf die nutzbringende und praktische Anwendung von BigBlueButton.

Nutzen Sie BigBlueButton für Konferenzen und Online-Lehrveranstaltungen.

Ein Handbuch ausdrucken und verteilen…?

Nein, ein Stück Papier ist nicht mehr zeitgemäß und mangelt an der Aktualität der Inhalte.

Ich danke an dieser Stelle Ferdinand Soehte, der mit seinem Praxishandbuch die Vorlage dieser Seiten gab.

Detlef Köppel

ZS B33

Hinweis: die Aktualisierungen der jeweiligen Artikel werden mit Datum dokumentiert. 
Den Versuch, mit Gendersternchen zu arbeiten, habe ich schweren Herzens nach
fünf Kapiteln aufgegeben. Der resultierende Text war mir am Ende einfach zu schwer verständlich.
Sorry.


Registrieren sie sich

Dezember 17, 2021

Zur Nutzung von BigBlueButton als Moderator ist eine Registrierung notwendig. Gäste, die einen Einladungslink erhalten, müssen sich nicht registrieren.

Es können sich ausschließlich Mitarbeitende des Lageso mit der dienstlichen E-Mailadresse registrieren. Die Freischaltung geschieht automatisch mittels E-Mailbestätigung.


Zur Registrierung einfach auf das Bild klicken, es öffnet sich ein neues Fenster.


Voraussetzungen für BBB

April 25, 2022

Für die Teilnahme an einer Konferenz mit BigBlueButton benötigen Sie mindestens
• Einen Server mit BigBlueButton, auf dem die Konferenz läuft, bzw. eine Einladung zu so
einer Konferenz.
• einen Personal Computer oder Laptop mit Audio Ausgang
oder USB-Schnittstelle. Alternativ einen Tablett-Computer oder ein Smartphone.
• einen Internetanschluss
• einen Webbrowser, der BigBlueButton unterstützt.
Je nach Situation und Art der Veranstaltung benötigen Sie außerdem
• ein Mikrofon und
• eine Webcam

Unterstützte Webbrowser
BigBlueButton unterstützt zurzeit Google Chrome und Mozilla Firefox als Webbrowser für die
Teilnahme an einer Konferenz. Neu hinzu gekommen ist der neue Edge-Chromium-Browser von
Microsoft
. Erfahrungsgemäß liefert dabei Chrome die beste Unterstützung für BBB.
Achten Sie darauf, die jeweils aktuelle Version des Browsers zu verwenden.

NEU: Tablet und Handys werden zur Videokonferenz unterstützt

Frühzeitig testen
Alle Komponenten sollten Sie im Vorfeld der Veranstaltung mindestens einmal getestet haben, denn
nichts ist stressiger, als beim Anmelden zu Konferenzbeginn festzustellen, dass etwas Wesentliches
fehlt oder nicht funktioniert.
Aus diesem Grund empfehle ich grundsätzlich, mit dem Einladungslink eine Anleitung zur
Vorbereitung des Arbeitsplatzes auf BigBlueButton, mit der die Teilnehmer diese Schritte schon im
Vorfeld erledigen können.

Vorbereitung-zur-Videokonferenz.pdf


Raumerstellung

Januar 17, 2022

Nach dem Login stehen ihnen die Auswahl der erstellten Räume zur Verfügung. Der Startraum wird standardmäßig erstellt und kann nicht gelöscht, aber umbenannt werden. Nutzen Sie diesen Raum vorzugsweise nur für interne Meetings oder ausschließlich mit einem PIN-geschützten Zugang.

Beachten Sie bitte die folgenden Hinweise:

Mit der Erstellung eines Raumes wird ein einmaliger Link generiert. Nutzen Sie diesen Raum öfter mit einem unterschiedlichen Personenkreis, ist es ratsam den Raum nach der Sitzung zu löschen (außer Startraum) und wieder neu zu erstellen, statt nur den Raumnamen zu ändern. Sie vermeiden damit, dass ungebetene Gäste ihre Sitzung besuchen können.

Wollen Sie jedoch den Link gerne beibehalten, können Sie ein Zugangspasswort generieren oder den Zugang manuell erlauben oder abweisen. Das Raummenü erhalten sie nach einem Klick auf die drei Punkte.

 

.

Die Warteschlange für die manuelle Auswahl währt maximal für 10 Minuten.

Ist der Sitzung noch nicht gestartet, warten alle Teilnehmer in der "LOBBY". Hier ist kein Zeitlimit gesetzt.

Besonderheit des Startraums:

Der Startraum ist der einzige Raum, der sich nicht löschen lässt. Das heißt, dass Sie immer denselben Link verwenden, auch wenn Sie den Raum umbenennen. Jeder der diesen Link ( z.B. aus alten Viko ) benutzt kann  ihrem Raum  beitreten.

  • Verwenden Sie daher die Zugangsbeschränkung (Moderator fragen), damit keine ungebetenen Gäste einen Zutritt erhalten.
  • Nutzen Sie diesen Raum eher weniger und erstellen sich Themenbezogene Räume. (Raum neu erstellen)


Einladungen versenden

Januar 12, 2022


Achten Sie darauf den richtigen Link zu aktivieren und anschließend zu kopieren bevor sie ihn versenden.


Ich empfehle grundsätzlich, mit dem Einladungslink eine Anleitung zur Vorbereitung zu versenden.

Vorbereitung-zur-Videokonferenz.pdf


Konferenzbeginn

Januar 12, 2022

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, sich zu einer Konferenz mit BigBlueButton anzumelden.

  1. Als Moderator aus einem Startraum heraus, in dem ich die Konferenz auch anlegen und ihre
    Rahmenbedingungen (=Konfiguration) festlegen kann.

BigBlueButton stellt Online-Konferenzräume für ein weites Spektrum von Anwendungen zur Verfügung. Vorträgen oder Vorlesungen mit mehreren Dutzend Zuhörern, Seminare und Besprechungen, ja sogar spezialisierten Formate wie Berufungskommissionen oder Sprechstunden können durch die flexible Konfiguration des Konferenzraumes optimal unterstützt werden.

Vorlesung und Vorträge

Für Vorlesungen und Vorträge erwarten wir in der Regel eine größere Anzahl Zuschauer oder Zuhörer. Ein Raum Zugangscode kann hier sinnvoll sein, um koordinierte Störaktionen von vornherein zu erschweren. Die Rechte der Gäste können stark eingeschränkt werden. Mehr dazu unter Teilnehmerrechte

Besprechung und Seminare

Für Besprechungen, Kollegen und Seminare sind nur wenige Änderungen an den Grundeinstellungen notwendig. Ein Raum Zugangscode bietet zusätzliche Sicherheit, macht aber das Verwalten und Eintreten in die Besprechung mühsamer und ist nicht zwingend erforderlich.

Dagegen ist es sinnvoll, auch die Teilnehmer die Konferenz starten zu lassen, sodass sich ein natürlicher Smalltalk vor Beginn des Meetings entwickeln kann.

Sprechstunde

In einer Sprechstunde steht das persönliche Gespräch im geschützten Raum mit einer oder wenigen Personen im Vordergrund. In der analogen Welt befindet sich die Dozentin dabei in ihrem Büro und bittet die Besucher der Sprechstunde einzelnen zu sich in den Raum. Ein Betreten des Raumes vor der Dozentin ist nicht erwünscht, der Dozent sollte jederzeit die volle Kontrolle über den Zugang zum Raum behalten und wird in der Praxis die Besucher einzelnen und nacheinander in den Raum bitten.

Sprechstunde mit Termin

Machen Sie zumindest ungefähre Termine für Ihre Sprechstunde und notieren Sie für jeden Termin eine Kontaktmöglichkeit per Telefon oder Messenger. Dann können Sie bei Verzögerungen die nächsten Teilnehmer entsprechend informieren.

Berufungskommission

Für die Berufungskommission gibt es ähnliche Möglichkeiten wie für eine Sprechstunde. Wenn Sie ein klares Zeitraster haben, in der sich die Bewerber vorstellen, orientieren Sie sich an dem Beispiel „Sprechstunde mit Termin“. Die Mitglieder der Berufungskommission sitzen dann im Hauptraum der Konferenz und die Bewerber werden einzeln eingelassen.

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      2. Durch Klicken eines Einladungslinks.

Als normale Teilnehmer einer Konferenz benötigen Sie zunächst einen Link (Einladungslink) zum
Konferenzraum. In der Regel wird Ihnen dieser im Vorfeld zugeschickt.

Geben Sie nun den Namen, mit dem Sie als Teilnehmerin in der Konferenz erscheinen
wollen, in das Textfeld ein. Bitte beachten Sie, dass sehr lange Namen in der Anzeige von
BigBlueButton abgeschnitten werden

Beachten Sie bitte:BigBlueButton verwendet zur Einladung der Teilnehmenden eine identischen Einladungs-URL für
alle Teilnehmende. Das bringt viele Vorteile mit sich, allerdings auch einige Nachteile, derer Sie
sich bewusst sein sollten:
• Da der Einladung-URL nur eine einfache Zeichenkette ist und außerdem für alle Teilnehmer
gleich, können Sie ihn sehr leicht und bequem an die Teilnehmerinnen verschicken. Zum
Beispiel per E-Mail, Messenger, SMS oder sogar mit einem Brief. Allerdings ist das
Abtippen der URL nicht unbedingt komfortabel für den Anwender.
• Auch wenn sie die Einladungs-URL über Social Media verbreiten könnten, rate ich davon
dringend ab. Bedenken Sie, dass jeder der die Einladungs-URL bekommt, als Teilnehmerin
zu ihrer Konferenz eingeladen ist. Stichwort: Facebook Party! Bedenken Sie immer die
Komplikationen, wenn auf diesem Wege unerwartet 500 zusätzliche Teilnehmer in Ihrer
Konferenz oder Veranstaltung erscheinen.
• Da es sich beim Einladung-URL nur um eine Zeichenkette handelt, die man durch Versuch
und Irrtum auch „erraten“ kann, besteht auch hier die Gefahr des unberechtigten Betretens.
Die Festlegung eines zusätzlichen Kennworts bei der Einrichtung der Konferenz fordert den
Teilnehmenden einen zusätzlichen Schritt bei der Anmeldung ab, verhindert aber zuverlässig
diese Angriffe. Mehr dazu im Kapitel Raumparameter und Ihre Bedeutung
• Im Normalfall ist der Einladungs-URL permanent und unterliegt keinen zeitlichen
Einschränkungen. Ihre Teilnehmenden können also beliebig oft mit dieser URL in den
Konferenzraum zurückkehren und Sie können sogar, bei wiederkehrenden Veranstaltungen,
den gleichen Link für jede Veranstaltung der Reihe benutzen.

Wann immer Sie einen Konferenzraum betreten, fragt BigBlueButton Sie zunächst, wie Sie an der
Konferenz teilnehmen wollen.
Wählen Sie Nur zuhören, wenn Sie ohne Mikrofon an der Konferenz teilnehmen wollen.
Das hat den Vorteil, dass Sie sehr schnell und ohne Konfiguration des Mikrofons an einer Konferenz teilnehmen können. Allerdings dauert es dafür dann länger, wenn Sie doch einmal etwas sagen wollen.
ODER
Wählen Sie Mit Mikrofon, wenn Sie zumindest zeitweilig auch mit Mikrofon an der Konferenz teilnehmen wollen.

Praxistipp
Wählen Sie grundsätzlich Mit Mikrofon, wenn auch nur die Chance besteht, dass Sie sich in der
Konferenz zu Wort melden wollen. Sie haben damit die Sicherheit, dass das Mikrofon eingerichtet ist
und einwandfrei funktioniert und können jederzeit mit einem Klick aktiv teilnehmen.

Mit dem Telefon teilnehmen zeigt ihnen die Rufnummer und die aktuelle Raumpin, die ausschließlich für diese Konferenz ihre Gültigkeit besitzt. ( Mit der Taste "0" schalten sie ihr Mikrofon An/Aus ) Die Raumpin wird aktuell mit der Eröffnung des Raumes neu generiert und behält die Gültigkeit bis der letzte Teilnehmer den Raum verlassen hat.

Alle Telefonverbindungen werden mit dem Verlassen des letzten "Users" automatisch beendet.